PDF naar Excel converteren

Verander PDF-tabellen in bewerkbare spreadsheets

Bankafschriften, facturen, prijslijsten, financiële rapporten en geëxporteerde databaserapporten komen vaak als PDF binnen, terwijl de gegevens eigenlijk in een spreadsheet thuishoren. Een tabel uit een PDF kopiëren levert meestal één lange tekstregel op die je met de hand moet splitsen. Deze PDF-naar-Excel-converter leest de positie van elk stukje tekst op elke pagina, bouwt de rijen en kolommen van de tabel opnieuw op en schrijft het resultaat naar een echte .xlsx-werkmap die opent in Microsoft Excel, Google Sheets, LibreOffice Calc en Numbers. Omdat de conversie in je browser plaatsvindt, worden vertrouwelijke afschriften en rapporten nooit naar een server geüpload.

Zo werkt de tabelherkenning

Een PDF slaat tabellen niet op als tabellen, maar als kleine tekstblokjes met x- en y-coördinaten. De converter groepeert eerst tekst die dezelfde basislijn deelt tot rijen. Binnen elke rij worden woorden die dicht bij elkaar staan samengevoegd tot één cel, terwijl grotere horizontale tussenruimtes een nieuwe cel beginnen. Daarna kijkt hij naar alle rijen op de pagina en voegt de horizontale bereiken van de cellen samen tot kolombanden, zodat een rechts uitgelijnde of licht verschoven waarde toch in de juiste kolom terechtkomt. Koppen en alinea's boven of onder een tabel worden aparte rijen, die je in Excel kunt verwijderen. Staan kolommen dicht op elkaar, kies dan de gevoeligheid Fine; wordt één kolom in meerdere gesplitst, kies dan Coarse.

Getallen, werkbladen en tips voor opschonen

Met de optie Convert numbers ingeschakeld worden bedragen met duizendtalscheidingstekens, valutasymbolen, procenttekens of boekhoudhaakjes als numerieke waarden opgeslagen, zodat formules, totalen en grafieken meteen werken. Je kunt elke pagina op een eigen werkblad zetten (One sheet per page), wat rapporten van meerdere pagina's overzichtelijk houdt, of alle pagina's onder elkaar in één blad plaatsen voor een doorlopende lijst, zoals een lang transactieoverzicht. Gescande documenten hebben geen tekstlaag en hebben dus OCR nodig voordat ze kunnen worden omgezet. Controleer na het downloaden samengevoegde cellen, omgebroken tekst in smalle kolommen en herhaalde paginakoppen, en gebruik filters of Duplicaten verwijderen in je spreadsheet om het resultaat op te schonen.